チャットは優れた時間ツール
あなたは普段、社内外の人とどんな方法でやり取りをしていますか? 前出の「ビジネスメール実態調査2020」によると、仕事で使っている主なコミュニケーション手段の 第1位は「メール」で、利用率はなんと 99・1%にのぼるそうです。
しかしその一方、近年はメールの代わりにビジネス向けのチャットツールを導入する企業もじわじわと増えています。2018年に総務省が行った調査では、日本でチャットを 導入している企業は23・7%にとどまるものの、利用している人は利用していない人よりも「働きやすい」と感じる割合が高かったといいます。
チャットを使うと働きやすさがアップするのは、チャットがそれだけ優れた時短ツールだからでしょう。
形式的なマナーや挨拶が不要
メールの場合は「お疲れさまです」「お世話になっております」といった挨拶を入れな いと失礼にあたりますが、チャットでは形式的な挨拶やマナーは不要で、いきなり「○○ の件ですが」と本題に入ることができ、サクサク話が進みます。ドラッグアンドドロップで簡単に画像や資料を添付できるのもうれしいポイントです。
また、メールは1対1のやり取りが基本で、多くの人に送るときはその都度CCやBCCに宛先を追加しなければなりませんが、チャットの場合はあらかじめグループを作っておけば、いちいち宛先を指定しなくてもすぐに送れます。つまりチャットは複数のチームメンバーと仕事を進めていく上で、とても便利なツールなのです。
ビジネス向けチャットツールのおすすめ
「うちの会社では使っていないけど興味がある」という方は、まずは上司の許可を得た上 で、自分たちのチーム内で使ってみてはどうでしょうか。ほとんどのチャットツールは無 料版が用意されているので、ノーリスクで試すことができます。
仲間内で使って便利さを実感できたら、ほかのチームにも教えたり、会社全体での導入を上層部に提案したりして発展させていきましょう。社内でチャットツールを使う人が増えれば増えるほど、仕事はラクに、そしてスピーディになっていきます。
では、どのチャットツールを選べばいいか。
数あるビジネス向けチャットツールの中でも〝鉄板〞といっていいのが「チャットワー ク」と「Slack(スラック)」です。
チャットワークは日本生まれのサービスで、ITにあまり詳しくない人でも使いやすい
ことから、幅広い業界で導入されています。IDさえわかっていれば、社外の人とも簡単にやり取りができるのも特徴です。
一方のスラックは米国企業が開発した世界標準のツールで、機能が豊富で拡張性が高いことから、IT系企業で多く導入されています。
いずれも基本的な性能はひととおり備えているので、これから導入するなら、チャットワークかスラックのどちらかを選んでおけば間違いありません。
なお、どちらのツールもブラウザでアクセスして使うWeb版と、パソコンやスマホにダウンロード&インストールして使うアプリ版が用意されています。基本的な使い方は大差ないものの、アプリ版の方がより機能が充実していてパソコンへの負荷も少ないため、 まずはWeb版で試してみて、本格的に使いたいと思ったらアプリを落とすのがいいでしょう。
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