便利なレコーディング機能
オンライン会議ツールの魅力は、移動時間をなくせることだけではありません。ある機能を使うことで、議事録を作成・共有する手間もゼロにすることができるのです。
その機能とは「レコーディング機能」です。会議をレコーディング(録画・録音)してそのデータを共有すれば、わざわざテキストで議事録をまとめたり、メンバーを集めて説明したりする必要はなくなります。
レコーディングは最後の2分だけ
といっても、会議の最初から最後まで通してレコーディングするというわけではありません。毎回そんなことをしていたらパソコンのメモリがあっという間にいっぱいになってしまうし、そもそもそんな長いデータを見直すのは時間の無駄です。
録画・録音するのは「最後の2分間」だけでかまいません。話し合いが終わって何らかの結論が出たら、カメラに向かって「今のミーティングで決まったことが3つあるので、 チームメンバーの皆さんに共有します。まず1つ目は、イベントの日時に関して……」と いった具合に、その会議で決まったことを2分間くらいにまとめて話してレコーディングし、メンバーに共有するのです。決定事項を文章にまとめることを考えたら、はるかに楽で効率的だし、共有される側のメンバーにとっても、わずか2分間で会議の全容を知ることができるので時短になります。
方法はオンライン会議ツールによって異なる
なお、レコーディングの方法は使用するオンライン会議ツールによって多少異なります。
もっとも簡単なのがZoomで、ミーティング画面に表示されるメニューから「レコーディング」をクリックするだけで録画が始まります。基本的にレコーディングができるの はミーティングのホスト(主催者)だけですが、ホストがゲスト(参加者)に録画の許可を出せば、ゲストでも録画が可能になります。
また、無料版だと自分のパソコンにデータを保存する「ローカルレコーディング」しか選べませんが、有料版になるとクラウドに保存できるようになります。「Microsoft Teams」と「Google Meet」では、どちらも無料版ではレコーディングができないので注意してください。
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