時短コミュニケーション

メールは短文で結論ファースト YesかNoだけ答えさせる

  /

メールは短文で結論ファースト

メールコミュニケーションにおける2つ目の課題についての対策、つまり「相手の返信を遅らせない」「メールコミュニケーションにおいて人から時間を奪われない」ためのテクニックをご紹介します。

結論から述べると、メールは短文で結論ファースト、そして相手には極力「イエス」か 「ノー」だけで答えさせるようにするのです。

 

メールのNGケース

たとえば、来月の販促の企画案を上司に相談するケースでは、多くの人はこんな文面のメールを送ってしまいます。

宛先

件名

●●部長

お疲れ様です。
今 朝 の MTGはどうもありがとうございました 。
さ て 、来 月 の 販 促 案 に つ い て 、ど う し よ う か と 考 え て お り ま す 。
何 か ア イ デ ィ ア は な い で し ょう か 。
お 忙 し い と こ ろ 恐 縮 で す が 、ア ド バ イ ス を い た だ け る と 幸 い で す 。 お 手 数 で す がよろしくお 願 い い たします 。
失 礼 い たします 。

このメールの悪いところは、 相談内容がざっくりしすぎであるうえ、相手に考える時間を与えてしまっているところです。 これでは相手が悩む時間が長くなり、返信が遅れてしまいます。

おすすめのメール文

では、どうすればいいのか。 私ならこんなメールを送ります。

宛先

件名

●●部長

お疲れ様です。
手短に来月の販促案についてご相談です。
現 在 、A 案 と B 案 を 考 え て い る の で す が 、
下 記いずれかの日程で 相 談させていただけないでしょうか 。

・ 4 月 1 2 日( 月 )1 0 : 0 0 ~ 1 2 : 0 0 ・ 4 月 1 4 日( 水 )9 : 0 0 ~ 1 1 : 0 0

よろしくお願いいたします。

この内容なら、相談された部長は「わかりました、では 日時にしましょう」とだけ返信すればOKです。 「販促案について」というざっくりした相談ではなく、きちん とA案B案を考えていると伝え ることで「できる部下だ」とい う印象を与えることもできます。さらに、このメールは「頭出し連絡」の役割も果たすの で、後日の相談もスムーズに進むでしょう。

 

当サイトの記事が1冊の本になりました↓

すべての仕事を2分の1で終わらせる！アフターコロナの仕事術


前代未聞の脳の無意識を使った時短術、オンライン時代ならではのPC活用時短術やコミュニケーション術を一挙公開します。

RELATED POST