ビジネスパーソンがメールに使っている時間
社内外の人とコミュニケーションを取るツールとして、現状最も多く使われているのは 「メール」でしょう。打ち合わせ日時の相談からスケジュールの確認・共有、企画案につ いての相談、制作物の納品まで、ビジネスにおけるあらゆる場面でメールは不可欠です。
一般社団法人日本ビジネスメール協会が日常的に仕事でメールを使っている人を対象に 実施したアンケート調査「ビジネスメール実態調査2020」からは、ビジネスパーソン がいかにメールに翻弄され、多くの時間を奪われているかが見えてきます。
調査結果の一部を抜粋すると……
1日平均は送信「14・06通」、受信「50・12通」 メールの返信が遅れてしまうことがある人は66・81% 返信が遅れてしまう理由は「すぐに結論が出せない」が最多で52・07% メールを読むのにかかる時間は平均1分19秒。1日66分メールを読んでいる。
メールを書くのにかかる時間は平均5分54秒。1日82分57秒メールを書いている 自分のメールに不安を抱くことがある人は69・40%。
いかがでしょうか。「メールは時間を食う」という自覚があった私でも、こうしていざ数値化されると「それほどか」と、あらためて衝撃を受けました。
メールの二つの大きな課題
この調査からは大きく2つの課題が見えてきます。
1つは、メールの読み書きに時間がかかりすぎていること。そして2つ目は、必要な返信をもらうのに時間がかかりすぎていることです。
まず1つ目の「メールの読み書きに時間がかかる問題」の解決策としては、仕事のメールというのは同じような文面を送るケースがほとんどなので、オリジナルのテンプレートを作って登録しておくだけで、かなりの時間短縮が見込めます。
Outlookの場合、手順は次のとおりです。
■ メールのテンプレートを作成する手順
1.新規メールを作成するのと同じ手順でテンプレート文章を入力する。
2.[名前を付けて保存]↓[ファイルの種類]の一覧から[Outlookテンプレート]を選択する。
3.テンプレート名を考えて[ファイル名]として入力し[保存]する。(チームメンバー向け、納期交渉用など、わかりやすい名前をつけるのがポイント!)
■ テンプレートを使ってメールを作成する手順
1.[ホーム]メニューから[新しいアイテム]↓[その他のアイテム]↓[フォーム]を選択。
2.ダイアログボックスが表示されるので[フォルダーの場所]↓[ファイルシステム内のユーザーテンプレート]をクリックする。
3.登録しておいたテンプレートが一覧で表示されるので、使いたいものを選んで[開く]をクリックする。
通常のメール作成と違い、テンプレートを使ってメールを作成する場合は何度か選択やクリックが必要になりますが、面倒に感じるのは最初だけで、慣れればどうってことはあ りません。むしろテンプレートを使い始めると、今まで毎回ゼロからメールを作成してい たのがばかばかしく感じられるほど、メール作成がラクになります。
なお、テンプレートはOutlookだけではなくGメールやThunderbird でも使えます。Yahoo!メールではテンプレート作成はできませんが、署名の登録は可能です。
おすすめのメールテンプレート
メールのテンプレートは複数登録できるので、よく使うパターンをいくつか登録しておくのがいいでしょう。
その中にぜひ1つ入れておいてほしいのが「箇条書き」で確認をお願いするパターンのテンプレートです。
確認してほしい内容が複数にわたる場合は、文章ではなく「箇条書き」で伝えるのがビ ジネスメールの鉄則です。込み入った内容を文章で説明するのは大変だし、長々と書いていると「この文章ちょっと変じゃないかな」などと気になり出して、推敲にも時間がかかってしまいます。また、 メールを受け取る側にとって も、長文メールは「読みにく い」「何について返信すれば いいのかわかりにくい」「重 要なポイントを見落としがち」などデメリットばかりで す。
そこで私の場合は、このような文面をテンプレートとして使っています。
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宛先 |
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件名 |
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●●株式会社 ●●様 お 世 話 に な っ て お り ま す 。ダ ニ エ ル ズ ア ー ク 大 原 で す 。 本 日 は 、● ● の 件 で ご 連 絡 い た し ま し た 。 下 記 、3 点 ご 確 認 さ せ て く だ さ い 。 (1) ご 確 認 と ご 返 信 を ● 月 ● 日 迄 に い た だ け ま す で し ょう か 。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 ̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶ 株 式 会 社ダニエルズアーク 代表取締役 大原昌人 ̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶ |
このテンプレートはかなり使い勝手が良く、返信もスムーズにいただけるので、テンプレート作成の参考にしていただければ幸いです。
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