メールでやりがちなNGワード
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●●課長 お疲れ様です。 NG |
社内外を問わず、メールで人とやり取りをする際に絶対に使ってほしくないNGワードがあります。それは「お手すきのときに」です。
これは20〜30代の若手社員にありが ちなメールです。自分より目上の相手 を急かしてはいけないという配慮なの でしょうが、「お手すきのときに」という言葉を使ってしまうと十中八九、 その案件は停滞します。
なにしろ、相手からいつ返事をもらえるかわからない。送った本人は「ほんの数分でチェックできる内容なのだから、すぐに返信してもらえるだろう」と思っていても、相手は「回答期限が決まっていないなら、先に急ぎの案件を処理しよう」と考える ので、あとまわしにされてしまいます。
その間、送った側は「いつ返信がくるんだろう」と気をもみ続け、結局は1〜2日ほどたってから恐る恐る「例の件ですが、お返事はいつごろいただけますでしょうか」なんて催促のメールを送ることになる。そんなことをしていたら、時間も精神もすり減ってしまいます。
相手がクライアントの場合は、余計に気を付けなければなりません。私の仕事でいえば、請け負った制作物が完成した際はクライアントにチェックをしてもらう必要があるのですが、時期を指定せず「お手すきのときにチェックしてください」なんて伝えようもの なら、1週間たっても返事がこないときもあります。クライアントはお金を払う立場なので、「お手すきのときに」と言われたら、その言葉を社交辞令ではなく当然の権利として受け止めるからです。
ですから絶対に返信が必要なメールについては「お手すきのときに」ではなく「○月○ 日○時まで」と、明確に時期を指定しましょう。
リマインドメールのすすめ
相手が上司やクライアントだと「時期を指定するのは失礼にあたるのでは」と心配になるかもしれませんが、社会人にとって時期を指定されるのは当然のことなので、締め切りの期限が常識の範囲内であれば、気にする必要はまったくありません。むしろ「お手すきのときに」と言っておいて、あとから「そろそろ返信いただけますか」的なメールを送る方がよっぽど失礼にあたります。
より確実に返信期限を守ってもらうためには「リマインドメール」での追撃が有効です。一度メールを見ただけでは、うっかり忘れていたり、日時を勘違いしている場合もあ るからです。
ただしリマインドメールは文面に気を付けないと、それこそ相手に不快感を与えてしま うので注意が必要です。ちゃんと期日を守るつもりでいるのに「締め切りは明日ですが、 大丈夫ですか」なんてメールが届いたら、失礼な、私を信用していないのか、と憤慨してしまいます。
では、失礼にあたらないリマインドメールとはどんなものなのでしょうか。
おすすめのリマインドメール文
私なら、締め切りの前日あるいは当日の朝に、こんなメールを送ります。
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宛先 |
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件名 |
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●●様 お 世 話 に な っ て お り ま す 、大 原 で す 。 |
これなら「あなたが信用できないからリマインドしましたよ」ではな く、「私が送った資料がわかりにく いかもしれないので、念のため連絡しました」というニュアンスになる ので、相手をイラっとさせることが ありません。
ほかにも、次のように「何かのついで」にリマインドする体裁を取れば、いかにもリマインドという感じにならないのでオススメです。
・「なお、今日は●●の期日ですので、そちらもよろしくお願いします」※ちょっとした 追加情報を送り、そのついでという体でリマインドする。
・「本日ご確認いただく予定の○○ですが、この××の部分がポイントとなるため、重点的に見ていただくといいかもしれません」
・「前回のメールでお伝えし忘れたのですが、本日ご確認いただく●●の件で、実はこん なことがありまして……」※案件の進行に直接関係ないネタを温存しておき、言い忘れていたという体でメールを送り、ついでにリマインドする。
リマインドは、一歩間違えると「催促」のニュアンスが強くなってしまいます。上司や先輩、クライアントなどにリマインドメールを送る際は、このような「リマインドっぽくないリマインド」になるよう心がけてください。
繰り返しになりますが、メールで確認や質問をするときは明確に回答期限を指定し、か つリマインドで追撃する。そうすれば返信が遅れることはまずありません。
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