相手や内容によってコミュニケーションツールを使い分ける

うまく使えば強力な時短ツールとなるチャットですが、ときには「メール」や「電話」の方が望ましい場面もあります。 なぜなら、チャットは「即レス」が基本なので、すぐに答えられる内容には向いていますが、熟考してもらう必要がある場合はメールを選んだ方が、相手に余計なプレッシャーをかけずに済みます。

具体的な基準としては、考える時間が1分以上かかりそうな場合 は、チャットではなくメールを使うのがいいでしょう。ただしメールの場合は「何月何日何時までにご回答ください」と期限を切るのを忘れないでください。

また、複雑な内容を整理して伝えたいとき、たとえば「この資料について、以下の5点をご確認ください」などというケースも、チャットよりメールが向いています。

相手がお堅いクライアントで、かしこまった対応が求められる場合なども、気軽さが売りのチャットではなく、従来どおりメールで挨拶文を交えてやり取りをした方が間違いないでしょう。

では、電話の出番はいつなのか。

現在の私は、仕事で電話を使うことはほとんどありません。電話だと、頭の中で情報を 整理して回答するのが難しく感じるからです。そんな中、唯一、電話の方が便利だと思うのは「相手の理解度を確認するとき」です。

たとえばWebデザインの実務を外注スタッフにお願いするときは、最初にデザインの意図をまとめたデザイン指示書をメールで送り、その後、電話であらためて指示書の内容を説明します。微妙な温度感やニュアンスはメールよりも電話の方が伝えやすいし、話しているうちに相手が「そういえば、ここ聞いておきたかったんですが……」などと質問してくれることも多いので、曖昧なまま作業を進めてしまう事態も回避できます。