スケジュールは紙よりも電子手帳
デスクトップまわりに置く1日のスケジュール(Todoリスト)は紙でもデジタル付箋でも大差ないので、どちらでも好きな方を使ってかまいませんが、いわゆる「スケ ジュール帳」については、紙よりも電子手帳の方が圧倒的に優れています。いまだに昔な がらの紙の手帳を使っているという方は、今すぐスマホアプリ(電子手帳)に切り替える ことをオススメします。
なぜなら、紙のスケジュール帳にはつねに「置き忘れ」のリスクが付きまとうからです。あなたも、取引先の人と日程について打ち合わせしようというとき「スケジュール帳を会社に置いてきてしまったので、日程については帰社後にご相談させてください」などと言われたことはないでしょうか?
本来ならその場で即決できるはずなのに、スケジュール帳を置き忘れたせいで日程調整が先送りになってしまうなんて、お互いにとって 時間のムダ以外の何物でもありません。
おすすめのスケジュール管理アプリ
また、スケジュール帳をちゃんと持ち歩いている場合でも、鞄の中で見失って人前でゴソゴソ探したり、目的のページを開くのに手間取ったり、自分で書いた字が汚くて判読できなかったりと、アナログ手帳には多くの不便があります。
その点、スマホアプリは便利です。現代人のライフスタイルならスマホを忘れて外出す ることはまずないし、「スマホはこのポケットに入れておく」など収納場所もだいたい決 まっているから、必要な時にサッと取り出して予定を確認できます。紙の手帳よりも、 ずっとスマートに使いこなすことができるのです。
スマホのスケジュール管理アプリにはたくさんの種類がありますが、使い勝手がいいの はやはり有名どころのアプリです。私はクラウド型電子手帳の「ライフベア」を愛用しています。カレンダーやTodoリスト、ノートなどの機能がひとつにまとまっていて、スマホだけではなくパソコンに同期 して使える点と、「月カレンダー」の画面に表示できる項目が多い点に魅力を感じ、この アプリを選びました。
チームでスケジュールを共有するには
スマホの電子手帳は、カレンダーの表示形式を「月」「週」「日」の単位で切り替えてうのが一般的です。ほとんどのアプリでは「月カレンダー」に表示できるスケジュールは 2〜3件どまりですが、ライフベアは4件まで表示できる。1日にいろいろな予定を詰め 込むことが多い私にとっては、とてもありがたい機能なので、個人の予定はすべてライフベアで管理しています。
このほかチームメンバーとスケジュールを共有したいときは「Googleカレンダー」 を使っています。
これはプロジェクトごとにカレンダーを作成し、共有したい相手のメールアドレスを入 力するだけですぐに使えます。共有相手に与える権限のレベル(閲覧だけ、スケジュール の変更・削除ができる、など)も柔軟に設定できるので、社内だけではなく外注スタッフ などと予定や進捗を共有する際にも有用なツールです。
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