Notionというとてつもない便利ツール
本サイトではここまで時短につながるさまざまなITツールを紹介してきましたが、もしか したら近い将来、これらはすべて過去のものになってしまうかもしれません。「Notion(ノーション)」という、とてつもなく便利なツールが登場したからです。
ノーションとは、オフィス系ソフトやデータベース、カレンダーなど、さまざまな機能を兼ね備えた「オールインワンの情報共有ツール」です。日本語版がまだリリースされていないにもかかわらず、IT系のエンジニアやクリエイターなどを中心にじわじわと人気が高まっています。2021年度中に日本語版が出るという話なので、そうなれば日本でも一気にブームになるのではないでしょうか。
私も現時点ではまだ「ライフベア」でタスク管理を行い、「パソコンの付箋機能」でTodoリストを作成し、制作した動画は「ギガファイル便」でクライアントに送り、修正 などのやり取りは「メール」で行う、というように、さまざまなツールを使い分けながら仕事をしていますが、徐々にノーションに移行し始めています。ノーションを使うと チームでの共同作業やクライアントとのやり取りが格段にスムーズになり、自分だけではなく関係者全員に恩恵があるからです。
情報整理が難しい
たとえばYouTubeやWebの制作案件では、私(大原)と外注の制作チームとの間で次のようなやり取りが生じます。
・Zoomで打ち合わせを行い、議事録は「Googleドキュメント」に保存
・「ギガファイル便」で画像や動画などの素材を送る(大原↓外注先)
・送られてきた素材をダウンロードして自分のパソコンに保存(外注先)
・「メール」で参考URLを送る(大原↓外注先)
・参考URLを確認&ブックマーク(外注先)
・「メール」で納品までのスケジュールを送る(大原↓外注先)
・初稿の動画が「ギガファイル便」で納品される(外注先↓大原)
・「メール」「Zoom」「電話」などで修正を指示する(大原↓外注先)
右記はやり取りのごく一部ですが、これを見ただけでも、情報があちらこちらに散乱しているのがイメージできると思います。
外注先からすると、議事録を見直したいときはGoogleドキュメントを開き、スケジュールを確認したいときはメールの受信箱から該当のメールを探すというように、目的に応じて別々の場所から情報を探し出す必要があります。素材はダウンロードして自分のパソコンに保存しているでしょうが、整理整頓が苦手な人だとすぐに「あの素材はどこだっけ?」「どれが最新の修正ファイルかわからない!」といった混乱が生じます。
Notionでできること
しかし、ノーションを使えば、これらすべての情報やデータを一元的に管理することができるのです。 ノーションでは、プロジェクトごとにワークブースを設け、その中に動画や画像、PDF、Twitterやブックマークなどの外部リンク、タスク管理まで、あらゆるデータ を収納し、共有することができます。
先ほどの例でいえば、議事録も、素材も、スケジュールも、参考URLも、納品物も、プロジェクトに関わるすべての情報をワークブース内に収納し、私と外注先とで簡単に共有できるというわけです。
しかもノーションは、ドキュメントをフォルダに収納するのではなく、ページを階層化して情報を整理する仕組みになっているので、サイドバーを見れば「どこに何があるか」 は一目瞭然です。ほかにも資料の一部分を指定して「ここを修正してください」などとコ メントを付けたり、「この部分についてご意見ください@×××」と特定の相手(この場 合は×××さん)にコメントを求めるメンション機能もあるので、チームでの作業が圧倒的に楽になります。
現状ではまだ英語版しかないため、私も「一緒にノーションを使いましょう」とは提案しにくいのですが、日本語版がリリースされた暁には、取引先やクライアントにもどんどん布教したいと考えています。
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