ダラダラと続く会議は時間の無駄
業務を行う上で「会議」は欠かせないものですが、「会議が長すぎて辟易する」という声はよく聞かれます。とくに参加者が多い会議は、すぐ関係ない話に脱線し、ダラダラと時間ばかりかかってしまいがちです。
私も楽天市場で楽天スーパーSALEのプロデューサーを務めていた頃は、営業チームに企画を伝達したり、制作チームと進捗を確認したりするために、毎日のように会議を主 催していました。楽天には「会議は30分まで」という決まりがあり、ダラダラ会議をよしとしない風土があったので、普通の会社にくらべたら多少マシだったのでしょうが、それでも気を抜くと会議はズルズルと長引き、何も決まらないまま終わってしまうこともありました。
頭出し連絡で会議を30分以内に終わらせる
結論を次回に持ち越すとなれば、時間をおいてまた同じメンバーを招集して会議を開かなければなりません。メンバーはそれぞれ忙しいので、みんなで集まれるのは1週間後ということも考えられます。その時間はムダ以外の何物でもありません。
そこで私は、会議を30分以内に終わらせ、かつ確実に結論を出せるよう「脳の事前インプット法」を使うことにしました。
まず、会議の目的や論点を最大3つに絞って箇条書きにし、会議の前日、参加者にメー ルで通達します。会議のゴールを明確にするとともに、参加者に無意識のうちに議題について考えてもらえるように「頭出し連絡」をしておくわけです。
「3ヶ条」で会議の目的や論点を逸らさない
そして会議の冒頭、再びその「3か条」を読み上げて会議の目的や論点を強調します。 さらにダメ押しでホワイトボードにも「3か条」を書き出してつねに見えるようにしておけば、会議中ずっと意識がそれることなく、議題に集中して話し合うことができます。
ホワイトボードではなくプロジェクタを使う会議室では、パソコンのメモ帳などに「3か条」を書いて表示します。パワーポイントを使って話を進めていくなら、パワーポイン トを全画面表示にせず、「3か条」を書いたメモ帳とパワポの両方を表示させながら会議
を進めていきます。 可能であれば、それぞれの議題についての確定情報を、ホワイトボードやメモ帳に追記していきましょう。そうすれば参加者全員が進捗を確認しながら会議に臨めるし、会議後 はそれをそのまま議事録として活用することができます。
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