コロナでzoomが一気に普及
私は2018年頃からZoomをはじめとするオンライン会議ツールを使い始め、その便利さに感動していました。ただ、当時はまだ一部のIT系やWeb系の企業にしか認知されておらず、使えるシーンは限られていました。日本でこうしたツールが一般的になるのはまだまだ先かと思っていましたが、新型コロナウイルス感染症の拡大防止という思いがけない理由によってZoomが一気に普及したのは、まさに怪我の功名というほかありません。
オンラインで会議や商談を行う最大の利点は、移動にかかる時間を丸ごと短縮できることです。
メリットの多いオンライン会議
相手の会社まで出向いて対面のミーティングを行うとなれば、「 10分前には現地に着い ておこう」「最寄り駅からは徒歩5分だが、念のため10分みておこう」などつねにバッ ファを持たせて行動するため、たった1時間のミーティングをするために、2時間も3時間も時間が潰れてしまうことがよくあります。
これをオンラインで行うことができれば、それだけでとてつもない時間の節約になりま す。私自身、対面でのミーティングが中心だった時代は、アポイントはどんなにがんばっ ても1日3件が限界でしたが、オンラインへの移行後は、最大で1日7件のミーティングができた日もあります。なにしろ会議が終わった5分後には次の会議を入れられるのだか ら、無駄がありません。リアル会議では絶対にできない芸当です。
「身内のミーティングならともかく、顧客との商談をオンラインで済ませるわけにはいか ない」。
「リモートワークができるのはエンジニアや事務職だけじゃないか」。
日本ではいまだにそんな声も聞かれますが、それが思い込みに過ぎないことを、ある大手企業が証明してくれました。 『日経ビジネス』(2021・5・3号)によると、携帯キャリア大手のソフトバンクが営 業活動をオンライン化した結果、リアルで商談を行っていたときにくらべて顧客コンタクト数がなんと5倍にアップしたそうです。
しかも、オンライン商談はリアルの商談と違って「途中で入室/退室してもさほど失礼にあたらない」と考えられているため、上司はリアルのときよりも気軽に部下の商談に同席してサポートすることができます。それが功を奏したのか、ソフトバンクでは商談がオンラインになったからといって、成約率が大きく下がることはなかったといいます。
おすすめのオンライン会議ツール
このことからも、オンライン会議システムはコロナ禍を乗り切るための一時的な代用ツールではなく、時間を有効に使うために、今後も積極的に活用すべきツールであることがわかります。
オンライン会議ツールにもいくつか種類がありますが、参加するメンバー全員に同じ ツールを使ってもらう必要があるため、導入の際は「シェアが高いツール」もしくは「自分が所属する業界でよく使われているツール」を選ぶのが鉄則です。
日本ではZoomのシェアが圧倒的に高いので、とくに理由がない限り、あえてほかの ツールを選ぶ必要はないでしょう。私もいろいろな業界の人とオンラインでミーティングをしていますが、ほとんどZoomで事足りています。
Zoom以外で使う可能性があるのは「Microsoft Teams」や「Goo gle Meet」あたりでしょうか。無料版の場合、Zoomが1会議あたり最大 分 しか使えないのに対して、TeamsとGoogle Meetは 分まで使えるので、 無料で長めの会議をしたいときはこちらを選ぶのがいいかもしれません。また、Team sはワード、エクセル、パワーポイントといったオフィスアプリケーションと連携しやす く、Google Meetはセキュリティ対策が強いといった特色もあります。
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