省略すべき会議の特徴
会議の中には、長いだけではなく「そもそも開く必要はあるのか?」と言いたくなるようなものも少なくありません。自分が会議を招集する立場にある方は、一度立ち止まって 「この会議は本当に必要か」「この人数を集める必要があるのか」「メールで済むのではないか」を考えてみてください。
省略してもいい会議の筆頭は「マナーとしての会議」「アリバイづくりのための会議」です。たとえば「○○について部長の耳にもしっかりと伝えましたよ」という証拠を残したいがために、部長を含めた大人数の前で○○の件を報告する。そんな前時代的な会議は、今すぐやめてしまいましょう。アリバイ作りが目的でなくても、単なる報告や進捗の共有であれば、メールやチャットで事足りることがほとんどです。
ブレスト会議も実は不毛な時間？！
「うちはそこまで古い体質の会社ではないから大丈夫」と思われた方もいるでしょうが、実はイマドキの会社でも、不毛な会議に時間を食われている可能性があります。それが 「ブレスト会議」です。
ブレスト会議とは、形式ばらないラフな雰囲気のもとで、参加者が自由にアイディアを 出し合う会議のことです。私も楽天時代は幾度となくブレスト会議に出席しましたが、内心では「こんなことをしても、あまり意味がないのでは……」と感じていました。
というのも、ブレストというのは本来「気の置けない同僚とコーヒーを飲みながら」 「チームメンバーとの飲み会の席で」というように、雑談の延長といったシチュエーションで自然発生するからこそ意味があるのであって、半強制的に集められて「さあ、今から 自由にブレストしてください!」と言われても、本当の意味でのブレストにはならないと思うのです。
実際、楽天のブレスト会議でも「すごくいいアイディアが出た」という記憶はなく、「よくわからないまま終わった」「結論らしきものは出なかった」というものばかりでした。
ブレスト会議よりも有益な方法
もし部下や社員から自由にアイディアを募りたいのであれば、ブレスト会議を開くより も、「社長直通メール」など「上層部に直接提案できる制度」を用意しておく方がずっと 効果的だと思います。
前記事で述べた「熊本応援プロジェクト」はまさにその産物で、三木谷社長 が全体会議で毎回のように「いいアイディアがあったら直接メールして」とおっしゃるので直訴メールを送ってみたところ、本当にアイディアを拾ってもらえたのです。
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